Az egyedi fejlesztés költségének meghatározásában a legnagyobb nehézség a rendszer méretének meghatározása. A nagy szoftver rendszerek drágábbak és több minőségi problémát vetnek fel, mint a kisebb rendszerek. A fejlesztések korai időszakában a programsorok számával jellemezték a rendszer nagyságát, bonyolultságát. Ezzel számos probléma volt. A programsorok száma nagyban függ a programozó stílusától, de a programozási nyelvtől is. Egy megbízhatóbb becslést adhat a rendszerbe épülő funkciók száma. Mára összetett, kellően pontos becsléseket adó algoritmusok léteznek a rendszer méretének, összetettségének meghatározására, amelyek elősegítik a rendszer fejlesztési költségének előzetes becslését.
A gyakorlati tapasztalat, azt mutatja, hogy az első és egyik legfontosabb költség meghatározó elem a fejlesztésben a Megrendelő, azaz Ön. Első lépésben Önnek kell nagyon pontos képet alkotnia arról, hogy milyen terméket szeretne kapni. Minél pontosabb képet tud Ön átadni a fejlesztőknek, annál pontosabb költségbecslést fog kapni.
A termékről alkotott kép kérdését csak Ön képes pontosan és hitelesen megválaszolni, így ha fejlesztési szolgáltatást szeretne igénybe venni, akkor a későbbi megbeszélésekre való előkészület első lépése:
A termék meghatározása üzleti szempontból. Az informatikai szempontok első lépésben hátra sorolhatók, fontosabbak az Ön üzleti szempontjai. Minél pontosabb termék meghatározással rendelkezik, annál jobb ajánlatokat fog kapni a fejlesztő cégektől. Fontos, hogy a terméket Ön, mint annak felhasználója írja körbe. Nem érdemes előrevetíteni az informatikai megoldást, hacsak Ön nem rendelkezik erre vonatkozó előírásokkal. Technológiai előírások lehetnek az adatbázis-kezelő típusa, a naplózás technikai követelményei. Ezeket is érdemes előkészíteni, hogy a fejlesztő cégek olyan javaslatot készíthessenek, amely bizonyosan illeszkedik a vállalati környezetbe.
A termékkel szemben támasztott elvárásait meg kell fogalmaznia. Ezeket az elvárásokat már elküldheti fejlesztő cégeknek, hogy javaslatokat kérjen be. Minél pontosabb a követelmények megfogalmazása, annál jobb javaslatokat fog kapni: ha van elképzelés a képernyőkről, akkor mindenképpen küldje azt is. A folyamatokat, a környezetet mindenképpen érdemes pontosan leírni, hiszen egyáltalán nem mindegy, hogy egy másik rendszernek kell-e adatokat átadni, és ha át kell adni adatokat, akkor milyen lehetőségek vannak az átadásra.
Az ajánlati felhívását a fejlesztő cégeknél számos munkatárs megtekinti. Eltérő szempontok alapján vizsgálják az igényeket. Szinte biztos, hogy nem egysoros, egy összeget tartalmazó ajánlatot fognak küldeni Önnek, hanem jó pár kérdést. Ezek megválaszolásával a fejlesztő cég egyre részletesebb képet kap az Ön által elképzelt termékről. Természetesen a kérdésekre adott válaszok felvethetnek újabb kérdéseket, így ez a fázis némi időt és az Ön türelmét igényli.
Amikor a fejlesztő kellően sokat tud az Ön termékéről, vázolja a megvalósítandó rendszert. A vázlat, amit hívjunk inkább javaslatnak, több oldalas dokumentum. A javaslatban a rendszer funkciói, a megvalósításhoz használandó technológia, rendszer felépítését szemléltető ábrák is megjelennek. Ez a dokumentum azért készül, hogy Ön biztos lehessen abban, hogy az Ön termékét a fejlesztők értik és pontosan ugyanúgy értelmezik minden részletét, ahogy Ön.
Amikor a javaslatot elfogadja, tehát a fejlesztő cég helyesen látja az igényeket, akkor a fejlesztő ajánlatot tud készíteni. Ebben a kivitelezés, azaz a fejlesztési projekt terveit is részletesen bemutatja a fejlesztő: munkafázisok, ráfordítások, határidők. Ezek alapján részhatáridőket és költségeket rendelnek a munkához. A korábbi dokumentációkkal együtt olyan dokumentáció készül, amelyben minden és minden pontosan leírásra került az Ön termékének megvalósításával kapcsolatban.
Amikor az ajánlatok összegyűltek, akkor lehetőség nyílik az ajánlatok kiértékelésére, összevetésére. A papíron szereplő tények mellett, a korábbi konzultációkon Ön megismerhette az ajánlattevőket: milyen gyorsan reagáltak igényeire, mennyire voltak alaposak és precízek a feladat felmérése során, milyen hozzáállással közelítettek a problémához. A fejlesztési tevékenység komoly elköteleződés mindkét fél részéről, így a tényszerű ajánlati dokumentáció mellett ezeket is felhasználhatja, hogy a legmegfelelőbb fejlesztőt válassza.
